Das liebe liebe Geld...

Geld ist immer eine etwas heikle Angelegenheit und sollte ordentlich verwaltet werden. Klar, die paar Kröten im eigenen Geldbeutel lassen sich recht leicht überblicken und verwalten. Um aber gleich einmal die Dimensionen unserer Abikasse etwas zu vermitteln: Es geht hier bei etwa € 2.500 los und kann durchaus auf fünfstellige Beträge anwachsen - je nachdem, was wir alles machen.
Eine saubere Kassenführung ist also unausweichlich (Belege, Buchführung usw.). Am besten wir suchen uns eine Person unseres Vertrauen mit Erfahrung im Bereich Geld und besorgen uns auch ein eigenes Konto für die Abwicklung des Abiturs (Zahlung der Anzeigen aus der Abizeitung, Überweisung der Saalmiete, Getränkerechnung usw.).

Achtung!
Lasst euch von der Bank beraten, wie ihr die Eigentumsverhältnisse regelt. Läuft das Konto nur auf einen einzelnen Schüler und dieser verunglückt (Wir wollen es ja nicht hoffen, ein Risiko ist's angesichts der vielen Unfälle aber ja doch immer.), so ist euer Geld Teil des Erbes und somit für euch futsch (Auch wenn andere Schüler eine Vollmacht haben!).

Woher bekommen wir Geld?

Eigentlich stehen uns alle Möglichkeiten offen und der Kreativität sind auch kaum Grenzen gesetzt:

Aus der eigenen Tasche.
Als Anschubfinanzierung ist es durchaus sinnvoll, im Jahrgang Geld einzusammeln. Mit 10,- € pro Nase ist ein Grundstock vorhanden, mit dem wir arbeiten können und erste Ausgaben (Kopierkosten, Porto, Kleinkram) begleichen können. Gegebenenfalls können wir auch in zwei oder drei kleineren Schritten sammeln, damit es nicht so weh tut und weniger auffällt. Schulfeste, Discos usw.
Wir können Geld auf ehrliche Weise verdienen, indem wir dafür arbeiten. Einige Abijahrgänge veranstalten hierzu Schülerdiscos und übernehmen den Gewinn in die Abikasse. Oder wir organisieren beim Schulfest den Getränkeverkauf und profitieren dort vom Gewinn (und das ist nicht wenig!). Aber Vorsicht: Genehmigung und Steuer nicht vergessen! Sponsoren
Warum nicht etwas umsonst/günstiger bekommen und dafür etwas Werbung für eine Firma machen? Seien es irgendwelche Werbegeschenke, die beim Abischerz verwendet werden, sei es eine große Anzeige der Druckerei in der Abizeitung oder was auch immer. Sponsoren lassen sich fast überall finden und mit einbeziehen. Werbeeinnahmen
Wir können auch Geld aus unserer Abizeitung rauszuholen, wenn die Zeitung einen größeren Abnehmerkreis hat (also nicht nur für unseren Jahrgang ist). Wird der Verkaufspreis und der Preis für Werbung in der Zeitung entsprechend gewählt, so liegen die Gesamteinnahmen auch deutlich über den Ausgaben - die Abikasse freut sich.

Die Abikasse

Wenn es um Geld geht, hört oft die Freundschaft auf. Gerade die Leute, die nie etwas machen und immer nur meckern, genau die werden irgendwann kommen und versuchen, uns an den Karren zu fahren. Eine korrekte Kassenführung ist also wichtig.

Ein paar grundsätzliche Regeln, mit denen es sich leichter arbeiten lässt:

• Jede Einnahme wird ordentlich notiert (kein Schmierzettel!) und jede Ausgabe samt Beleg (Quittung, Kassenzettel, Rechnung) ebenso.
• Manches wird nicht 100% belegbar sein (z.B. Trinkgelder), da aber stets zwei Personen die Abrechnung vornehmen (der Ausgebende und der Kassier), kann so etwas in Ausnahmefällen akzeptiert werden.
• Dass unser Kassier sich selbst ohne Beleg nie etwas auszuzahlen hat, das ist klar. Er sollte möglichst mit keiner anderen Aufgabe betraut sein, um gar keine Ausgaben haben zu können.
• Jeder Vorgang in der Kasse wird natürlich immer mit Datum und etwas kategorisiert verbucht, damit auch nachvollziehbar ist, wohin wie viel Geld ging.
• Jedem interessierten Mitschüler gewähren wir zu jeder Zeit Einblick in unsere Kasse - wir haben ja nichts zu verbergen.
  Wir können das ganze auch super professionell organisieren über Buchungskonten und Doppelte Buchführung - wenn wir dafür einen Spezi im Jahrgang haben...

Kalkulation/Finanzplan

Nun reicht es ja nicht, dass wir Geld haben und über die Abikasse dessen Weg nachvollziehen können. Wir müssen auch von Anfang an überlegen für was wir wann wie viel Geld ausgeben.

Zu erst müssen wir uns einmal mit allen Arbeitskreisen zusammensetzen und unsere Kosten erfassen, dann überlegen, woher wir Geld bekommen, und auch wann das Geld bei uns ist. Schließlich fassen wir das ganze in einem Finanzplan zusammen.
Wir kalkulieren dabei immer so, dass nach allen Aktivitäten, also ganz am Ende des Abis, lieber ein paar Euro zuviel da sind. Wenn am Ende das Konto im Soll ist, wird's schwer noch einmal Geld (von Mitschülern) aufzutreiben und die Wenigen im Stab bleiben auf dem Minus sitzen. Wir sollten auch von Anfang an einen "Notgroschen" mit einplanen für unerwartete Fälle.

Haben wir unseren Finanzplan erst einmal, weiß jeder Arbeitskreis, wieviel Geld er hereinholen muss und wieviel Geld ihm zur Verfügung steht. Auch ist dann sichergestellt, dass wir zum Zahlen unserer Rechnungen zur richtigen Zeit die entsprechende Menge Geld auf unserem Konto haben.
Sicherlich wird dieser Plan nicht vollständig einzuhalten sein, weil wir keine Profis sind und weil wir uns an mancher Stelle verschätzen werden; er dürfte aber ganz böse Überraschungen verhindern.

Was machen wir mit dem übrig gebliebenen Geld?

Es würde schon an ein Wunder grenzen, wenn am Ende in der Abikasse genau nichts mehr drin wäre. In der Regel ist eben was übrig. Seien es nur ein paar Euro oder dank glücklicher Umstände, guter Planung und weniger Pannen bei der Durchführung zwei- oder dreitausend Euro.
Aber was machen wir jetzt damit?

Wir können das Geld für einen guten Zweck spenden. Wir können uns noch mal treffen und bei einer Party das Konto leeren. Wir lassen das Geld bei der Bank und finanzieren spätere Klassentreffen bzw. deren Organisation (Porto) damit. Wir teilen es unter uns auf - die kreativste Lösung :-(